Zarząd PCC Rokita S.A. z siedzibą w Brzegu Dolnym, ul. Sienkiewicza 4, 56-120 Brzeg Dolny, wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000105885, NIP 9170000015, REGON 930613932, BDO 000052553, z kapitałem zakładowym 19.853.300 zł w pełni wpłaconym („Spółka”), na podstawie art. 399 § 1 w związku z art. 395 § 1 i 2, art. 402(1) § 1 i 2 oraz art. 402(2) ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1467 ze zm.), („KSH”), zwołuje na dzień 20 maja 2024 roku, na godzinę 11:00 Zwyczajne Walne Zgromadzenie PCC Rokita S.A. („Walne Zgromadzenie”). Walne Zgromadzenie odbędzie się w siedzibie Spółki w Brzegu Dolnym (56-120), przy ul. Sienkiewicza 4, budynek oznaczony symbolem G-5, I piętro, sala Brzeg Dolny.
Porządek obrad:
Otwarcie Walnego Zgromadzenia.
Wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał.
Wybór Komisji Skrutacyjnej.
Przyjęcie porządku obrad.
Rozpatrzenie jednostkowego sprawozdania finansowego PCC Rokita S.A. za rok 2023.
Rozpatrzenie skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej PCC Rokita
za rok 2023.
Rozpatrzenie sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej PCC Rokita
i PCC Rokita S.A. za rok 2023.
Rozpatrzenie sprawozdania Rady Nadzorczej PCC Rokita S.A. z działalności w roku 2023 oraz wyników dokonanej oceny sprawozdań.
Zapoznanie się ze sprawozdaniem Rady Nadzorczej PCC Rokita S.A. o wynagrodzeniach
w roku obrotowym 2023.
Podjęcie uchwał w sprawach:
a. zatwierdzenia jednostkowego sprawozdania finansowego PCC Rokita S.A. za rok 2023,
b. zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej
PCC Rokita za rok 2023,
c. zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej PCC Rokita
i PCC Rokita S.A. za rok 2023,
d. zatwierdzenia sprawozdania Rady Nadzorczej PCC Rokita S.A. z działalności w roku 2023,
e. udzielenia absolutorium członkom organów PCC Rokita S.A. z wykonania obowiązków
w roku 2023,
f. podziału zysku netto PCC Rokita S.A. za rok 2023,
g. zaopiniowania sprawozdania Rady Nadzorczej PCC Rokita S.A. o wynagrodzeniach
w roku obrotowym 2023,
ustalenia liczby członków Rady Nadzorczej nowej kadencji,
i. powołania członków Rady Nadzorczej nowej kadencji,
j. wyrażenia zgody na zbycie zorganizowanej części przedsiębiorstwa PCC Rokita S.A., to jest jednostek organizacyjnych: Zespół Eksploatacji Sieci Elektroenergetycznej (GTSE) i Zespół Ruchu Sieci Elektroenergetycznej (GTSR), poprzez wniesienie jej aportem do Zakładu Usługowo – Serwisowego „LabMatic” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Brzegu Dolnym,
k. wyrażenia zgody na zbycie zorganizowanej części przedsiębiorstwa PCC Rokita S.A., to jest jednostki organizacyjnej „RTP-5 Wydział Baz Magazynowych”, poprzez wniesienie jej aportem do PCC BD spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Brzegu Dolnym.
12. Zamknięcie Walnego Zgromadzenia.
2. Opis procedur dotyczących uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu.
Zgodnie z art. 406(1) §1 KSH prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu), tj. na dzień 4 maja 2024 roku. Dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu (4 maja 2024 roku) jest jednolity dla uprawnionych z akcji na okaziciela i imiennych. Zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
Akcjonariusz Spółki może przenosić akcje w okresie między dniem rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, a dniem zakończenia Walnego Zgromadzenia.
Uprawnieni z akcji zdematerializowanych oraz zastawnicy lub użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, w celu wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu, powinni zażądać, nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później, niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, tj. 6 maja 2024 roku, od podmiotu prowadzącego ich rachunek papierów wartościowych wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Zaświadczenie powinno zawierać informacje wskazane w art. 406(3) §1 KSH, tj.:
1. firmę (nazwę), siedzibę, adres i pieczęć wystawiającego oraz numer zaświadczenia;
2. liczbę akcji;
3. odrębne oznaczenie akcji, o którym mowa w art. 55 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi;
4. firmę (nazwę), siedzibę i adres spółki publicznej, która wyemitowała akcje;
5. wartość nominalną akcji;
6. imię i nazwisko albo firmę (nazwę) uprawnionego z akcji, zastawnika albo użytkownika;
7. siedzibę (miejsce zamieszkania) i adres uprawnionego z akcji, zastawnika albo użytkownika;
8. cel wystawienia zaświadczenia;
9. wzmiankę, komu przysługuje prawo głosu z akcji;
10. datę i miejsce wystawienia zaświadczenia;
11. podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia.
Listę uprawnionych z akcji oraz zastawników i użytkowników, którym przysługuje prawo głosu, uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, Spółka ustala na podstawie wykazu sporządzonego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.
Podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych sporządza wykaz na podstawie wykazów przekazywanych nie później niż na dwanaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia przez podmioty uprawnione zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi. Podstawą sporządzenia wykazów przekazywanych podmiotowi prowadzącemu depozyt papierów wartościowych są wystawione imienne zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki.
Podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych udostępnia Spółce wykaz, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, nie później niż na tydzień przed datą Walnego Zgromadzenia. Jeżeli z przyczyn technicznych wykaz nie może zostać udostępniony w taki sposób, podmiot prowadzący depozyt papierów wartościowych wydaje go w postaci dokumentu sporządzonego na piśmie nie później niż na sześć dni przed datą Walnego Zgromadzenia; wydanie następuje w siedzibie organu zarządzającego podmiotem.
Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, zawierająca nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) uprawnionych, ich miejsca zamieszkania (siedzibę), liczbę i rodzaj akcji oraz liczbę przysługujących im głosów, będzie wyłożona w Biurze Zarządu PCC Rokita S.A. (ul. Sienkiewicza 4, 56-120 Brzeg Dolny, budynek oznaczony symbolem G-5, parter, pokój nr 124) przez trzy dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia. Osoba fizyczna może podać adres do doręczeń zamiast miejsca zamieszkania.
Akcjonariusz Spółki może przeglądać listę akcjonariuszy w Biurze Zarządu PCC Rokita S.A. (ul. Sienkiewicza 4, 56-120 Brzeg Dolny, budynek oznaczony symbolem G-5, parter, pokój nr 124) oraz żądać odpisu listy za zwrotem kosztów jego sporządzenia.
Akcjonariusz Spółki może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie przesłania listy akcjonariuszy należy złożyć na piśmie w siedzibie Spółki w Biurze Zarządu PCC Rokita S.A. (ul. Sienkiewicza 4, 56-120 Brzeg Dolny, budynek oznaczony symbolem G-5, parter, pokój nr 124) lub przesłać pocztą elektroniczną na adres: wz.rokita@pcc.eu.
Wraz z żądaniem przesłania listy:
a) akcjonariusze nie będący osobami fizycznymi – zobowiązani są potwierdzić uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu, załączając aktualny odpis z właściwego dla tego podmiotu rejestru oraz załączyć dokumentację potwierdzającą posiadanie statusu akcjonariusza Spółki na dzień złożenia żądania w postaci np. odpowiedniego zaświadczenia z domu maklerskiego,
b) akcjonariusze będący osobami fizycznymi – zobowiązani są załączyć dokumentację potwierdzającą posiadanie statusu akcjonariusza Spółki na dzień złożenia żądania w postaci np. odpowiedniego zaświadczenia z domu maklerskiego,
c) pełnomocnik działający w imieniu akcjonariusza – zobowiązany jest dołączyć ponadto pełnomocnictwo do zgłoszenia takiego żądania podpisane przez akcjonariusza oraz załączyć dokumentację potwierdzającą posiadanie statusu akcjonariusza Spółki na dzień złożenia żądania w postaci np. odpowiedniego zaświadczenia z domu maklerskiego, a w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego dla tego podmiotu rejestru lub innego właściwego dokumentu, potwierdzającego upoważnienie dla osoby działającej w imieniu pełnomocnika niebędącego osobą fizyczną.
W przypadku akcjonariuszy zgłaszających żądanie przesłania listy przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, powyższe dokumenty powinny zostać przesłane w formacie PDF (zgodnie z określonymi poniżej zasadami komunikacji z akcjonariuszami przy wykorzystaniu poczty elektronicznej).
Jeżeli prawo głosu z akcji przysługuje zastawnikowi lub użytkownikowi, okoliczność tę zaznacza się na liście akcjonariuszy na wniosek uprawnionego. Akcjonariusz Spółki ma prawo żądać wydania odpisu wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad w terminie jednego tygodnia przed Walnym Zgromadzeniem.
3. Prawo akcjonariusza do: żądania umieszczenia określonych spraw w porządku Walnego Zgromadzenia, zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia, zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Walnego Zgromadzenia oraz zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia.
Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia (nie później niż 29 kwietnia 2024 roku). Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone na piśmie w Biurze Zarządu PCC Rokita S.A. (ul. Sienkiewicza 4, 56-120 Brzeg Dolny, budynek oznaczony symbolem G-5, parter, pokój nr 124) lub przesłane pocztą elektroniczną na adres: wz.rokita@pcc.eu.
Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki, reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego, mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie w Biurze Zarządu PCC Rokita S.A. (ul. Sienkiewicza 4, 56-120 Brzeg Dolny, budynek oznaczony symbolem G-5, parter, pokój nr 124) lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na adres wz.rokita@pcc.eu, projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na stronie internetowej.
Akcjonariusze mają prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia.
Zarząd Spółki, podczas obrad Walnego Zgromadzenia, jest obowiązany do udzielenia akcjonariuszowi na jego żądanie informacji dotyczących Spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad, przy czym Zarząd odmawia udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę Spółce, spółce z nią powiązanej albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa.
Odpowiedź uznaje się za udzieloną, jeżeli odpowiednie informacje są dostępne na stronie internetowej Spółki w miejscu wydzielonym na zadawanie pytań przez akcjonariuszy i udzielanie im odpowiedzi.
W przypadku zgłoszonego podczas obrad Walnego Zgromadzenia żądania akcjonariusza udzielenia informacji dotyczących Spółki, Zarząd Spółki może udzielić informacji na piśmie poza Walnym Zgromadzeniem, jeżeli przemawiają za tym ważne powody. Zarząd Spółki jest obowiązany udzielić informacji nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas Walnego Zgromadzenia, natomiast w przypadku zgłoszenia przez akcjonariusza poza Walnym Zgromadzeniem wniosku o udzielenie informacji dotyczących Spółki, Zarząd może udzielić akcjonariuszowi informacji na piśmie przy uwzględnieniu ograniczeń wynikających z art. 428 § 6 KSH.
Akcjonariusz Spółki zgłaszający żądanie umieszczenia spraw w porządku obrad lub zgłaszający projekty uchwał winien wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania, a dodatkowo w przypadku:
a) akcjonariuszy nie będących osobami fizycznymi – potwierdzić uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu, załączając aktualny odpis z właściwego dla tego podmiotu rejestru oraz załączyć dokumentację potwierdzającą posiadanie statusu akcjonariusza Spółki na dzień złożenia żądania w postaci np. odpowiedniego zaświadczenia z domu maklerskiego,
b) akcjonariuszy będących osobami fizycznymi – załączyć dokumentację potwierdzającą posiadanie statusu akcjonariusza Spółki na dzień złożenia żądania w postaci np. odpowiedniego zaświadczenia z domu maklerskiego,
c) zgłoszenia żądania przez pełnomocnika – dołączyć ponadto pełnomocnictwo do zgłoszenia takiego żądania podpisane przez akcjonariusza oraz załączyć dokumentację potwierdzającą posiadanie statusu akcjonariusza Spółki na dzień złożenia żądania w postaci np. odpowiedniego zaświadczenia z domu maklerskiego, a w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego dla tego podmiotu rejestru lub innego właściwego dokumentu, potwierdzającego upoważnienie dla osoby działającej w imieniu pełnomocnika niebędącego osobą fizyczną.
W przypadku akcjonariuszy zgłaszających żądanie lub projekty przy wykorzystaniu poczty elektronicznej zastosowanie mają określone poniżej zasady komunikacji z akcjonariuszami przy wykorzystaniu poczty elektronicznej.
Projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia, każdy z akcjonariuszy może zgłaszać również podczas Walnego Zgromadzenia. O kolejności głosowania poszczególnych projektów uchwał dotyczących tego samego punktu porządku obrad rozstrzygać będzie Przewodniczący Walnego Zgromadzenia.
4. Zasady komunikacji z akcjonariuszami przy wykorzystaniu poczty elektronicznej.
Akcjonariusze przesyłający żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia, projekty uchwał, dokumentację potwierdzającą ich uprawnienie do złożenia żądania oraz pytania związane z porządkiem obrad powinni jednocześnie wskazać adres poczty elektronicznej, za pośrednictwem, którego Zarząd Spółki będzie kontaktować się z akcjonariuszem, a także jego pełnomocnikiem, jeśli pełnomocnik został ustanowiony. Adres podany przez akcjonariusza służy weryfikacji, mogącej polegać między innymi na zwrotnym pytaniu skierowanym do akcjonariusza lub jego pełnomocnika w celu potwierdzenia przekazanych informacji. Korzystanie przez akcjonariusza za pomocą poczty elektronicznej z dokumentów wymaga przesłania ich w formacie PDF. Przesyłane pocztą elektroniczną dokumenty sporządzone w języku innym niż język polski powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Przekazanie przez akcjonariuszy korespondencji w inny sposób niż za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej wz.rokita@pcc.eu lub bez dochowania wymogów określonych w niniejszym ogłoszeniu, nie wywołuje skutków wobec Spółki i jako takie wnioski akcjonariusza nie zostaną uwzględnione. Ryzyko związane z użyciem poczty elektronicznej jako formy komunikacji ze Spółką leży po stronie akcjonariusza.
5. Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, w tym w szczególności informacja o formularzach stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika oraz o sposobie zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika.
Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa.
Akcjonariusz Spółki posiadający akcje zapisane na rachunku zbiorczym, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na tym rachunku. Akcjonariusz Spółki posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.
Akcjonariusz może być reprezentowany na Walnym Zgromadzeniu przez nieograniczoną liczbę pełnomocników. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa.
Akcjonariusz może głosować odmiennie z każdej posiadanej akcji.
Pełnomocnik może reprezentować na Walnym Zgromadzeniu więcej niż jednego akcjonariusza
i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza.
Wzór formularza stosowanego podczas głosowania przez pełnomocnika został zamieszczony na stronie internetowej www.pcc.rokita.pl w zakładce „Relacje Inwestorskie > O Spółce > Ład korporacyjny > Walne Zgromadzenia Akcjonariuszy” oraz jako załącznik do ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.
Jeżeli pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu Spółki jest członek Zarządu, członek Rady Nadzorczej, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki lub spółdzielni zależnej od Spółki, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu. Taki pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów i głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone.
Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki i wykonywania prawa głosu powinno być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej i zostaje następnie dołączone do księgi protokołów Walnego Zgromadzenia. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej przez akcjonariusza będącego osobą fizyczną powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację akcjonariusza, w tym: imię i nazwisko, adres zamieszkania i PESEL akcjonariusza,
a w przypadku jego braku datę urodzenia akcjonariusza. Pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej przez akcjonariusza będącego osobą prawną, powinno zawierać firmę, siedzibę i nr KRS lub innego rejestru akcjonariusza oraz dane określone w zdaniu poprzedzającym dotyczące osób, udzielających w imieniu takiego akcjonariusza pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo w formie elektronicznej powinno zostać podpisane elektronicznie w sposób pozwalający na identyfikację podpisującego lub przesłane z urządzenia lub domeny pozwalających na jednoznaczną identyfikację akcjonariusza.
Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa przez akcjonariusza w formie elektronicznej powinno być przesłane Spółce pocztą elektroniczną na adres: wz.rokita@pcc.eu, najpóźniej do dnia 17 maja 2024 roku, do godz. 15:00.
Wzór pełnomocnictwa udzielanego w formie elektronicznej został zamieszczony na stronie internetowej www.pcc.rokita.pl w zakładce „Relacje Inwestorskie > O Spółce > Ład korporacyjny > Walne Zgromadzenia Akcjonariuszy” oraz jako załącznik do ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.
Spółka, podejmując odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika, w celu weryfikacji pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej zobowiązuje również akcjonariuszy do przesłania Spółce najpóźniej do dnia 17 maja 2024 roku, do godz. 15:00, za pomocą poczty elektronicznej na adres: wz.rokita@pcc.eu skanu dokumentu pełnomocnictwa (format PDF), wskazując:
- osobę pełnomocnika z podaniem imienia, nazwiska, adresu zamieszkania i PESEL pełnomocnika, a w przypadku jego braku datę urodzenia pełnomocnika – gdy pełnomocnik jest osobą fizyczną, lub
- firmę (nazwę) pełnomocnika z podaniem siedziby, adresu, numeru KRS (lub innego rejestru),
a także imion i nazwisk osób działających w imieniu podmiotu, któremu udzielono pełnomocnictwa, nie będącego osobą fizyczną.
Ponadto akcjonariusz, pełnomocnik lub osoby działające w ich imieniu, jeśli akcjonariusz lub pełnomocnik jest osobą prawną, zobowiązani są przedstawić Spółce odpowiednio następujące dokumenty dotyczące akcjonariusza i pełnomocnika oraz osób działających w ich imieniu, jeśli akcjonariusz lub pełnomocnik jest osobą prawną:
- do wglądu: dowód osobisty, paszport lub inny dokument tożsamości;
- kopię odpisu aktualnego lub pełnego z właściwego dla tego podmiotu rejestru.
Powyższe zasady mają odpowiednie zastosowanie do zawiadomienia Spółki o odwołaniu pełnomocnictwa.
6. Możliwość i sposób uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Zarząd Spółki jako zwołujący Walne Zgromadzenie, nie przewiduje możliwości uczestniczenia
w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
7. Sposób wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Zarząd Spółki jako zwołujący Walne Zgromadzenie, nie przewiduje możliwości wypowiadania się
w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
8. Sposób wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Zarząd Spółki jako zwołujący Walne Zgromadzenie nie przewiduje możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
9. Udostępnienie pełnej dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu.
Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mogą uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu oraz projekty uchwał na stronie internetowej Spółki www.pcc.rokita.pl w zakładce „Relacje Inwestorskie > O Spółce > Ład korporacyjny > Walne Zgromadzenia Akcjonariuszy”.
10. Wskazanie adresu strony internetowej, na której będą udostępnione informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia
Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia będą udostępniane na stronie internetowej Spółki: www.pcc.rokita.pl w zakładce „Relacje Inwestorskie > O Spółce > Ład korporacyjny > Walne Zgromadzenia Akcjonariuszy”.
Podstawa prawna: § 19 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 marca 2018 r. w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim (Dz. U. z 2018 r. poz. 757 ze zm.).
11. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych
I. Zgodnie z art. 13 oraz 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „Rozporządzenia”, informujemy, że administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonywaniem przez akcjonariuszy, ich pełnomocników, osoby uprawnione z akcji zdematerializowanych oraz zastawników lub użytkowników, którym przysługuje prawo głosu (dalej: „Uprawnieni”) uprawnień oraz obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w związku z udziałem Uprawnionych w Walnym Zgromadzeniu (dalej: „Dane”) jest PCC Rokita Spółka Akcyjna z siedzibą w Brzegu Dolnym ul. Sienkiewicza 4 (56-120) (dalej: „Administrator”).
II. Państwa Dane mogły zostać udostępnione Administratorowi przez odpowiedni podmiot przyjmujący zapisy w ramach emisji papierów wartościowych, z usług którego korzystaliście Państwo w tym celu. Mogły też zostać przesłane przez akcjonariuszy, pełnomocników lub przedstawicieli m.in. w związku z koniecznością wykazania prawa do reprezentowania Uprawnionego.
III. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą Państwo skontaktować się przez e-mail: iod.rokita@pcc.eu.
IV. W związku ze statusem Uprawnionych Administrator może przetwarzać następujące Dane: dane identyfikacyjne (w tym imię i nazwisko, adres, seria i numer dowodu osobistego, numer PESEL itp.), dane kontaktowe (w tym adres, adres e-mail), szczegóły dotyczące emisji oraz inne Dane przekazane Spółce w związku z dalszą współpracą lub kontaktem.
V. Administrator przetwarza Dane w celu:
- umożliwienia realizacji przez Uprawnionych praw związanych z posiadaniem papierów wartościowych;
- realizacji obowiązków Administratora wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności w ramach udzielenia odpowiedzi na zapytania lub wnioski kierowane do Spółki, prowadzenia dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie, przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia i umożliwienia w nim uczestnictwa, prowadzenia rejestrów / list akcjonariuszy, innej niezbędnej dokumentacji, a także w celu wywiązania się z obowiązków rachunkowych i podatkowych;
- realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora związanych z umożliwieniem kontaktu z akcjonariuszami, weryfikacją ich tożsamości, potencjalnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń.
VI. Podstawą przetwarzania Danych przez Administratora jest:
- art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia - realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, wynikających w szczególności z Kodeksu spółek handlowych, Ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych, Ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, a także Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie nadużyć na rynku oraz uchylające dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE (Rozporządzenie MAR);
- art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia - niezbędność do wykonania umowy objęcia akcji lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą;
- art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia - prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci konieczności zapewnienia kontaktu z akcjonariuszami, weryfikacji ich tożsamości, możliwości dochodzenia roszczeń lub obrony przed potencjalnymi roszczeniami.
VII. Podanie Danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji przez Uprawnionych ich praw, w tym udziału Uprawnionych w Walnym Zgromadzeniu.
VIII. Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Spółkę w realizacji jej obowiązków, w szczególności podmiotom zapewniającym wsparcie oraz działanie narzędzi i systemów teleinformatycznych (np. przechowywanie danych), podmiotom realizującym przesyłki, zapewniającym bieżącą obsługę prawną, przeprowadzającym audyty, świadczącym usługi skanowania, drukowania, obsługi korespondencji, archiwizowania i niszczenia dokumentów etc., operatorom płatności internetowych lub bankom – w przypadku prowadzenia rozliczeń finansowych, w tym, w ramach powyższych czynności, także podmiotom z Grupy Kapitałowej PCC.
Dane mogą zostać przekazane także Krajowemu Depozytowi Papierów Wartościowych SA, Giełdzie Papierów Wartościowych SA, a także właściwym organom, w szczególności Komisji Nadzoru Finansowego, na ich żądanie.
IX. Dane będą przetwarzane przez Administratora przez okres istnienia obowiązku ich przechowywania przez Administratora w związku z realizacją celów określonych w pkt V. powyżej, a w przypadku przetwarzania danych w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora - do momentu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania, chyba że przepisy prawa (np. dotyczące archiwizacji, podatkowe, rachunkowe, dot. emisji papierów wartościowych) będą zobowiązywać Spółkę do dłuższego przetwarzania tych danych lub Administrator będzie uprawniony do ich przechowywania dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, wówczas dane będą przechowywane przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa.
X. Jeśli w przyszłości miałoby dojść do transferu Danych poza terytorium EOG (np. w przypadku, kiedy akcjonariusz mający siedzibę poza terytorium EOG zwróci się do Administratora o przesłanie listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub gdy Administrator zleci wykonanie określonych usług podmiotom mającym siedzibę poza EOG), Administrator podejmuje odpowiednie kroki w celu zapewnienia ochrony Danych. W szczególności, Dane mogą zostać przekazane do państwa trzeciego tylko w sytuacji, kiedy:
- w umowie z odbiorcą zawarto stosowne klauzule umowne zwane „standardowymi klauzulami umownymi” zatwierdzone przez Komisję Europejską lub
- w stosunku do danego państwa trzeciego stwierdzono decyzją Komisji Europejskiej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych.
W takim przypadku, przysługuje Państwu prawo uzyskania informacji o zastosowanych zabezpieczeniach, w szczególności kontaktując się w sprawie ochrony Danych e-mailowo - adres wskazany w pkt. III.
XI. W przypadkach określonych przepisami Rozporządzenia przysługuje Państwu prawo dostępu do Danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, przenoszenia ich do innego administratora (chyba, że podstawą ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora). W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem mailowo na adres wskazany w pkt III.
XII. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważają Państwo, że przetwarzanie Danych narusza przepisy prawa.
XIII. Państwa Dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.